از آنجا که هر اجتماعی اعم از خانواده بعنوان یک اجتماع کوچک و یا جامعه بعنوان یک اجتماع بزرگتر نیازمند مدیر یا مدیرانی برای اداره امور خود هستند در اداره امور قسمتهای مشترک مجتمع های مسکونی ( آپارتمانها ) نیز این ضرورت به وضوح احساس می گردد که در این خصوص قانون تملک آپارتمانها و‌ آئین نامه اجرایی آن مصوب ۱۳۴۳ و اصلاحیه بعدی آن ، ضوابط و مقررات حاکم بر این موضوع را مشخص نموده است .

به موجب ماده ۱۴ آئین نامه یاد شده ، مدیر یا مدیران مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی می باشند و تعداد آنها باید فرد باشد تا ، تصمیمات هیات مدیره و تشخیص رای اکثریت دچار بلا تکلیفی نگردد .

درصورت استعفاء ، فوت ، عزل یا حجر یک یا چند نفر از مدیران قبل از انقضاء مدت ماموریتشان ، مجمع عمومی فوق العاده باید جانشین هر یک از آنها را انتخاب نموده و درصورتی که سه نفر یا بیشتر از اعضای هیئت مدیره به جهات فوق از هیات مدیره خارج شوند مجمع عمومی فوق العاده باید به منظور تجدید انتخاب هیات مدیره تشکیل گردد ، (‌ماده ۱۶ آئین نامه و تبصره یک آن)

تصمیمات مدیران با اکثریت آراء معتبر است . ( ماده ۱۷ آئین نامه )

مجمع عمومی یک نفر از مدیران را بعنوان خزانه دار تعیین می نماید خزانه دار دفتر ثبت درآمد و هزینه خواهد داشت که به پیوست قبوض و اسناد مربوطه برای تصویب تراز نامه به مجمع عمومی تسلیم و ارائه خواهد داد . ( ماده ۱۸ آئین نامه )

مدیر یا مدیران امین شرکاء محسوب شده و نمی توانند فرد دیگری را به جای خود جهت اداره امور ساختمان انتخاب و یا اختیارات خود را به اشخاص غیر، تفویض نمایند . ( ماده ۱۹آئین نامه)

به موجب ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها مجمع عمومی ساختمان می تواند از اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان بعنوان مدیر جهت اداره امور ساختمان استفاده نماید.

علی ایحال با عنایت به مراتب فوق ، وظایف و اختیارات کامل مدیر یا هیات مدیره بشرح ذیل می باشد: 

۱- ) حفظ وا داره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی مالکین :

حفظ واداره ساختمان عنوان کلی وظایف مدیر یا هیات مدیره است ، بعبارتی تمام اقدامات و مساعی مدیر یا مدیران صرفاً جهت حفظ ساختمان از هرگونه آسیب و خرابی و انجام امور جاری مربوط به آن است . مدیر یا مدیران برای اداره امور ساختمان تابع تصمیمات مجمع عمومی مالکین می باشند . و چنانچه تصمیم مجمع عمومی در مورد یا مواردی خلاف قانون تملک آپارتمانها و آئین نامه اجرایی آن یا خلاف سایر قوانین موضوعه کشوری باشد مدیر یا هیات مدیره تکلیفی به تبعیت از آن ندارد .

۲- ) عدم تفویض مدیریت به اشخاص غیر :

ماده ۱۹ آئین نامه یاد شده مصرح است بر اینکه (( مدیر یا مدیران امین شرکاء بوده و نمی توانند فرد دیگری را به جای خود انتخاب نمایند )) بنابراین هیچ مدیری نمی تواند پس از انتخاب شدن از سوی مجمع عمومی عادی یا فوق العاده ماموریت محوله خود را به دیگری تفویض کند زیرا مجمع عمومی صرفاً با توجه به قابلیت های موجود در او ، ایشان را بعنوان مدیر ساختمان برگزیده و مدیر یا هیات مدیره نمی توانند به بهانه اینکه ، اوقات فراغت کافی برای مدیریت ندارند شخص دیگری را برای حفظ و اداره ساختمان تعیین کنند و چنین عملی علی الاصول خلاف قانون می باشد .

۳- ) بیمه کردن تمام بنا در مقابل آتش سوزی :

بیمه در جوامع پیشرفته نقش حیاتی داشته و بیمه کردن ساختمان در مقابل آتش سوزی از جمله امور احتیاطی است که مدیر یا مدیران جهت حفظ ونگاهداری ساختمان و تاسیسات و تجهیزات مربوطه ، معمول می دارند سهم هر یک از مالکان به تناسب سطح زیر بنای اختصاصی آنها وسیله مدیر با مدیران تعیین و از شرکاء اخذ و به بیمه گر پرداخت خواهد شد ، درصورت عدم اقدام و بروز آتش سوزی ، مدیر یا مدیران مسئول جبران خسارات وارده میباشند .

۴- ) نحوه تعیین سهم هزینه های مشترک هر یک از مالکین یا استفاده کنندگان :

طبق ماده ۴ قانون و ماده ۲۳ آئین نامه ، درصورتیکه مالکین ترتیب دیگری برای پرداخت هزینه های مشترک پیش بینی نکرده باشند سهم هر یک از مالکین یا استفاده کنندگان از هزینه های مشترک ، آن قسمت که ارتباط با مساحت زیر بنای اختصاص دارد از قبیل آب ، گاز ، آسفالت پشت بام و غیره به نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمتهای اختصاصی تمام ساختمان ( به عبارتی به نسبت به متراژ ) و سایر مخارج که ارتباطی به میزان مساحت و زیر بنا ندارد از قبیل هزینه های مربوط به سرایدار ، نگهبان ، متصدی آسانسور ، هزینه نگاهداری تاسیسات ، باغبان ، تزئینات قسمتهای مشترک و غیره بطور مساوی بین مالکین یا استفاده کنندگان تقسیم می گردد . بنابر این با توجه به مراتب فوق محاسبه دقیق سهم هر یک از مالکان یا استفاده کنندگان ، با مدیر یا مدیران است .

لازم به ذکر است که برای جلوگیری از معوق ماندن امور مربوط به ساختمان ،‌ تنها مالکین ، در پرداخت سهم هزینه های مشترک ، متعهد نبوده ، بلکه هر شخصی اعم از مالک یا مستاجر یا استفاده کننده ، در قبال پرداخت هزینه های مشترک ساختمان مسئول می باشند .

۵- ) رسیدگی به اعتراض هر یک از شرکاء :

به موجب ماده ۲۴ آئین نامه اجرائی ، هر یک از شرکاء که در مورد سهم یا میزان هزینه مربوط به سهم خود معترض باشد می تواند به مدیر یا مدیران مراجعه و تقاضای رسیدگی نسبت به موضوع را بنماید بنابراین مدیر موظف است که به اعتراض مالک یا مالکان رسیدگی نماید البته ممکن است که اعتراض مالک منطقی نباشد ولی رسیدگی به اعتراض او بهر حال وظیفه مدیر بوده و درصورت عدم رسیدگی مدیر به اعتراض شرکاء ، آنان می توانند به مراجع صلاحیتدار قضایی مراجعه نمایند .

۶- ) رویت و بررسی وکالتنامه نماینده شرکاء :

به موجب ماده ۹ آئین نامه ، کسی که بعنوان نماینده یکی از شرکاء تعیین شده باشد باید قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی مالکین ، وکالتنامه معتبر خود را به مدیر یا مدیران ارائه نماید . بنابر این رویت و احراز صحت اعتبار وکالتنامه ، قبل از تشکیل و رسمیت جلسه مجمع عمومی ، از وظایف مدیر یا مدیران است .

۷- ) نگهداری صورت جلسات مجامع عمومی ساختمان :

به موجب ماده ۱۲ آئین نامه ، کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکاء باید در صورتجلسه نوشته شده و بوسیله مدیر یا مدیران نگهداری گردد .

بنابراین تمامی صورتجلسات مجامع عمومی باید حفظ و در مواقع لزوم به مبادی ذیربط ارائه واستناد شود ، زیرا این صورتجلسات به امضای کلیه حاضرین رسیده و مفاد آنها از مهمترین مدارک قابل استناد در برابر مالکین ، مدیران ، ‌اشخاص ثالث ، مراجع ثبتی ، مراجع قضائی و اداری است .

بدیهی است کلیه صورتجلسات و مدارک ساختمان با تغییر مدیر یا مدیران ، به مدیر یا مدیران بعدی ساختمان ، می بایست تحویل گردد .

۸- ) اطلاع رسانی تصمیمات متخذه مجامع عمومی به شرکاء غایب و وزارت مسکن و شهرسازی :

پس از ارسال دعوتنامه به مالکین جهت حضور در جلسه مجمع عمومی ، ممکن است همه آنان نتوانند و یا نخواهند در جلسه مجمع ( اعم از عادی و فوق العاده ) حاضر شوند در این صورت چنانچه جلسه با حضور اکثریت لازم رسمیت پیدا کند ، تصمیمات آنها برای همه از جمله مالکان غائب نیز با توجه به ماده ۱۳ آئین نامه الزام آور خواهد بود و وفق تبصره ماده ۱۲ نیز ، تصمیمات متخذه باید ظرف ده روز به وسیله مدیر یا مدیران به شرکاء غایب و وزارت مسکن و شهرسازی اطلاع داده شود .

۹- ) ارسال اظهار نامه به مالکین با استفاده کنندگان بدهکار :

به موجب ماده ۱۰ مکرر قانون ، درصورت امتناع مالک یا استفاده کننده از پرداخت سهم خود از هزینه های مشترک ، از طرف مدیر یا هیات مدیره ، وسیله اظهار نامه ، باذکر مبلغ بدهی و صورت ریز آن مطالبه می شود، بنابراین قانوناً اظهارنامه وسیله ای است رسمی برای مطالبه حق و مدیر ساختمان نمی تواندبرای مطالبه سهم هزینه های مشترک مالک یا استفاده کنندگانی از پرداخت سهم خود امتناع می کنند شفاهاً یا به وسیله نامه معمولی و یا نصب آگهی روی تابلو اعلانات ، اقدام نماید زیرا چنین روشی برای اثبات مطالبه بدهی مالک در مراجع قضائی و ثبتی عملاًٌ ممکن نمی باشد و مدیر یا مدیران ملکف هستند بدهی مالک یا استفاده کننده را به وسیله اظهار نامه رسماً مطالبه نماید . اظهار نامه بر روی فرمهای مخصوصی که از دادگاه تهیه می شود وسیله مدیر ساختمان در سه نسخه تنظیم و ذیل آن امضاء می شود سپس در دفتر دادگاه به ثبت رسیده و توسط مامور ابلاغ به بدهکار ابلاغ می شود .

۱۰- ) خودداری از دادن خدمات مشترک به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار :

این وظیفه و اختیار پس از ارسال اظهار نامه به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار برای مدیر یامدیران ایجاد می شود زیرا بموجب ماده ۱۰ مکرر قانون هرگاه مالک یا استفاده کننده ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهار نامه سهم بدهی خود را نپردازد ،‌مدیر یا مدیران می توانند به تشخیص خود با توجه به امکانات از دادن خدمات مشترک از قبیل شوفاژ ، تهویه مطبوع آب گرم ( نه آب سرد ) برق ، گاز و غیره به او خودداری کنند تابدین وسیله بدهکار مجبور به پرداخت بدهی خود شود .

بدیهی است مدیر یا مدیران نمی توانند و نباید پیش از ابلاغ اظهار نامه ، مالک یا استفاده کننده بدهکار را ، از خدمات مشترک محروم کنند .

۱۱- ) تقاضای صدور اجرائیه برای وصول مطالبات ساختمان :

چنانچه مدیر یا هیات مدیره حسب وظایف و اختیارات قانونی خود جهت وصول مطالبات ساختمان از مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار اظهار نامه ارسال کنند ، لکن مالک یا استفاده کننده بدهکار ، همچنان اقدام به تصفیه حساب ننماید ، اداره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضای مدیر یا هیات مدیره برای وصول وجه مزبور اظهار نامه ابلاغ شده ، اجرائیه صادر خواهد کرد .عملیات اجرائی وفق مقررات اجرای اسناد رسمی صورت خواهد گرفت .

پس از ابلاغ اجرائیه توسط دفتر اسناد رسمی ، معادل بدهی بدهکار، اموال او بازداشت شده و قیمت اموال بازداشت شده توسط کارشناس ، ارزیابی و سپس به حراج و مزایده گذاشته می شود . بدین صورت طلب ساختمان وصول می گردد .

۱۲- ) طرح دعوی در مراجع قضائی جهت وصول مطالبات ساختمان :

مدیر یا هیأت مدیره می تواند ببرای دریثافت مطالبات سساختمان علاوه بر ابلاغ اظهار نامه و صدور اجرائیه از طرف اداره ثبت محل وقوع آپارتمان می توانند از طریق طرح و اقامه دعوی در دادگاه نسبت به وصول مطالبات ساختمان از واحد یا واحدهای بدهکار اقدام نماید .

۱۳- ) دادن گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک ساختمان :

برابر ماده ۱۲ قانون تملک آپارتمانها ، دفاتر اسناد رسمی موظف می باشند در هنگام تنظیم هر نوع سند انتقال ، اجاره ، رهن ، صلح ، هبه و غیره گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک را که به تائید مدیر یا مدیران ساختمان رسیده باشد از مالک یا قائم مقام او مطالبه نماید با توجه به ماده فوق ، تائید تسویه حساب هزینه های مشترک و دادن گواهی مربوطه به مالکی که قصد انتقال آپارتمان خود به غیر ، را دارد ، از وظایف مدیر یا مدیران است که مالک انتقال دهنده ناچار است برای تنظیم سند انتقال خود ، به دفتر خانه مربوطه ارائه نماید .

۱۴- ) درخواست از وزارت مسکن و شهرسازی مبنی بر انتخاب کارشناسلن موضوع ماده ۱۳ قانون:

آنچه که در ماده ۱۳ قانون تملک آپارتمانها مقرر گردیده در رابطه با پایان عمر مفید و فرسودگی کلی ساختمان و النهایه لزوم تجدید بنای آن است . در این ماده پیش بینی گردیده که تشخیص پایان عمر مفید و فرسودگی کلی و بیم خطر یا ضرر مالی و جانی ناشی از پایان عمر مفید و فرسودگی ساختمان به عهده سه نفر از کارشناسان رسمی دادگستری است که انتخاب کارشناسان مزبور به عهده مالکان بوده و درصورتی که مالکان ساختمان در این خصوص توافقی نداشته باشند وزارت مسکن و شهرسازی با درخواست مدیر یا هیات مدیره اقدام به انتخاب کارشناسان یاد شده خواهد کرد .

۱۵- ) اقدام به بازسازی تمام مجموعه ساختمان پس از تصویب مجمع عمومی :

چنانچه مجمع عمومی مالکان با اکثریت آراء تصویب نماید که مجموعه ساختمان بازسازی شود ، اجرای این مصوبه براساس تبصره ۱ ماده ۱۳ قانون به عهده مدیر یا مدیران است که به نمایندگی از طرف مالکین اقدامات موضوع ماده یاد شده را انجام می دهند .

۱۶- ) درخواست تخلیه واحدهای خود داری کننده از همکاری در امر بازسازی ساختمان:

تبصره ۲ ماده ۱۳ قانون مصرح است بر اینکه (( چنانچه مالک خود داری کننده از همکاری اقدام به تخلیه واحد متعلق به خود به منظور تجدید بنا نکند ، حسب درخواست مدیر یا مدیران مجموعه ، رئیس دادگستری یا رئیس مجتمع قضائی محل با احراز تامین مسکن مناسب برای وی توسط سایر مالکان ، دستور تخلیه آپارتمان یاد شده را صادر خواهد کرد ، لذا یکی دیگر از وظایف مدیر یا مدیران درخواست تخلیه واحدی است که مالک آن از همکاری جهت تجدید بنای ساختمان یا عدم تخلیه واحد خود ، امتناع و از همکاری خودداری می ورزند .